Dalla tradizionale gestione basata sul cartaceo alle sfide dell’intelligenza artificiale, passando attraverso i diversi step di un innovativo processo di digitalizzazione, che comprende l’archiviazione dei documenti, l’analisi dei dati e la creazione di un’app: questa l’evoluzione che sta affrontando il Consorzio nazionale degli oli usati (CONOU), come è stato raccontato mercoledì 5 novembre a Ecomondo nell’ambito del panel Dalla carta all’AI: l’evoluzione digitale del Conou. Un cambiamento profondo, che ha l’obiettivo di migliorare i processi aziendali in un’ottica di sempre maggiore efficienza, trasparenza e sostenibilità.

Favorire la cultura del cambiamento

“La trasformazione è iniziata da tempo, ma negli ultimi quattro anni ha subìto una decisa accelerazione: ci siamo concentrati innanzitutto sugli aspetti amministrativi, dall’archiviazione digitale dei documenti all’analisi dei dati, ma abbiamo dato il via anche a molte altre iniziative, tra cui il passaggio delle nostre infrastrutture in cloud e la creazione dell’app Certo, che semplifica il ritiro degli oli minerali, usati rispondendo alle esigenze di due attori chiave nella filiera, i concessionari e i produttori di rifiuti”, ha spiegato Gennaro Cioffi, direttore amministrazione, finanza e controllo di CONOU.

Per favorire il nuovo modello è importante essere consapevoli che bisogna affrontare anche un cambio culturale, superando una certa resistenza al cambiamento, che molte imprese spesso riscontrano: “Introdurre nuovi processi significa modificare il modo di lavorare: questo richiede certamente impegno, a fronte di benefici che in molti casi non sono immediatamente visibili. Spetta però al management saper dare un segnale forte, sostenendo il personale e mostrando che la tecnologia non complica, ma migliora la qualità del lavoro”.

Il suggerimento di Cioffi è quello di iniziare dai piccoli processi, “per vedere come le persone interagiscono tra loro”, e da lì “andare sempre in evoluzione, perché ogni fase è collegata a quella successiva”.

Archiviazione digitale e contabilità analitica

Per quanto riguarda l’amministrazione, uno degli ambiti da cui è consigliabile partire, CONOU ha adottato un sistema di conservazione digitale, che garantisce l’autenticità e l’integrità dei documenti, assicurando anche velocità e facilità nel reperirli, non solo nel presente, ma anche per il futuro.

“La riduzione dei costi, dall’acquisto dei materiali alle spese di spedizione, si accompagna a una maggiore efficienza operativa e a un controllo più sicuro del processo documentale, grazie anche ad accurati sistemi di cifratura e firma digitale”, ha spiegato Stefania Carissimi, responsabile bilancio e rendicontazione periodica di CONOU.

Un secondo step è quello della contabilità analitica: adottare strumenti di gestione digitale in questo ambito significa avere un supporto fondamentale per allocare e analizzare costi e ricavi dei vari prodotti, processi e centri di costo. “In questo modo si migliora il controllo di gestione e si supportano decisioni strategiche più rapide e precise: il sistema permette di fare un raffronto puntuale tra budget e consuntivi, facendo anche un confronto con gli anni precedenti, e di stimare la previsione di liquidità, ipotizzando entrate e uscite, e favorendo così scelte finanziarie più consapevoli.”

Altri vantaggi si possono ottenere digitalizzando il cosiddetto “ciclo ordine ricezione fattura”, ovvero il processo di acquisto di beni e servizi, che va dalla generazione dell’ordine alla consegna. “Grazie alla tecnologia si possono fare verifiche immediate, si ha un migliore controllo sui pagamenti, si riducono gli errori amministrativi e i tempi di registrazione, perché tutte le fasi sono tracciate.

Per quanto riguarda la compliance, CONOU ha adottato una piattaforma cloud evoluta, denominata Digital CFO, che consente di monitorare in tempo reale gli indicatori economico-finanziari e di anticipare eventuali segnali di crisi, permettendo di adottare piani strategici mirati, aumentando la resilienza e la continuità aziendale. “Un tema che oggi è molto attuale, non solo per obbligo di legge: oltre a essere in linea con il Codice della crisi, infatti, è fondamentale per tutelare creditori, dipendenti e tutto il sistema economico”, ha concluso Carissimi.

I benefici del sistema DWH-BI

Un altro capitolo importante è quello dei dati. “Siamo passati dal database tradizionale al data warehouse (DWH), che ha come obiettivo la sistematizzazione delle informazioni provenienti da diverse fonti, interne ed esterne all’azienda. I vantaggi? Centralizzazione e organizzazione, storicizzazione, garanzia di qualità e coerenza”, ha sottolineato Marcello Casale, responsabile processi e sistemi ICT di CONOU.

Il passaggio successivo è quello della business intelligence (BI), che rappresenta la base per una governance aziendale data-driven: “Permette di estrarre dal data warehouse una serie di informazioni strategiche per il management, facilitando l’analisi sintetica dei dati, il monitoraggio delle performance in tempo reale e la produzione di report dinamici. Offre inoltre ai dirigenti l’accesso self-service ai dati, senza la necessità di passaggi intermedi con l’area IT. Nel complesso il sistema DWH-BI rappresenta un salto di qualità e di potenza nelle capacità di un’azienda di utilizzare i dati in proprio possesso per migliorare i processi decisionali e strategici”.

L’AI tra efficienza, etica e sostenibilità

Infine, tra i prossimi step del percorso di digitalizzazione, CONOU si sta preparando all’adozione dell’intelligenza artificiale, valutando diversi possibili casi d’uso, che spaziano dall’ottimizzazione gestionale al monitoraggio della sostenibilità, fino al supporto decisionale predittivo.

Una sfida complessa, che è oggetto di legislazione da parte dell’UE e dell’Italia, come ha ricordato Luca Pardi, Of Counsel di SAPG Legal: “L’AI Act europeo, ora recepito anche dal nostro paese, definisce una regolazione basata sul rischio, distinguendo tra sistemi ad alto, medio e basso rischio. È un equilibrio complesso: una normativa troppo restrittiva frenerebbe l’innovazione, ma l’assenza di regole metterebbe a rischio la sicurezza e i diritti”.

Le imprese hanno tempo per organizzarsi, considerato che il regolamento completo entrerà in vigore tra due anni: sono previste sanzioni di diversa entità a seconda delle dimensioni aziendali e della gravità delle violazioni. Nel caso di immissione sul mercato di sistemi AI proibiti si arriva fino a 35 milioni di euro, oppure fino al 7% del fatturato totale annuo se l’autore è un’impresa, inclusa una multinazionale; per violazioni di qualunque altra norma, è prevista una multa fino a 15 milioni di euro oppure fino al 3% del fatturato totale annuo.

“Il 65,4% degli impianti di smistamento di rifiuti a livello globale ha integrato l’intelligenza artificiale nei propri processi di recupero e riciclo”, ha sottolineato Pardi, spiegando quali possono essere gli esempi di sistemi AI utilizzabili nel recupero di oli esausti. “Per quanto riguarda il basso rischio, per esempio, si può procedere alla razionalizzazione delle attività logistiche di trasporto e di recupero oppure al controllo qualità sugli oli precedentemente rigenerati. Casi d’uso ad alto rischio sono invece il monitoraggio dei lavoratori negli stabilimenti in cui si svolge il riciclo, lo screening ai fini di assunzioni mirate oppure l’integrazione di sistemi AI per finalità di sicurezza in macchinari speciali regolamentati da disciplina europea.”

Uno scenario che richiede di trovare un equilibrio tra innovazione, etica e competenza, facendo in modo che le nuove tecnologie possano essere non solo strumento di efficienza, ma leva di sostenibilità e trasparenza per l’economia circolare.

In copertina: foto di Maria Carla Rota